Aufgaben

Das Referat IV E bietet umfassenden Service für die Abteilung IV zu den Aufgabengebieten:

• Baufachlicher Grundsatz
• Haushalt / Controlling
• Prüfungsaufgaben
• Energiemanagement und Gebäudeautomation
• Informationstechnik und CAFM

• Beratung der Mitarbeiter der Abteilung IV hinsichtlich juristischer Fragestellungen.
• juristische Prüfung von Verträgen

• Haushaltsplanaufstellung für das gesamte Budget der Abt. IV
• Durchführung der Haushaltswirtschaft für das gesamte Budget der Abt. IV
• Abwicklung des gesamten Buchungsgeschäftes im CAFM der Abt. IV
• inhaltliches Controlling des Buchungsgeschäfts
• Berichtswesen
• abteilungsweite Übersicht und Pflege der Ist-Kostenverrechnung (Kostenstellen, Kostenarten)
• Aufbau eines inhaltlichen Baucontrollings gem. Nr. 2.4 Ergänzende Ausführungsvorschriften zu den AV § 24 LHO
• Erarbeitung und Überprüfung von Vorgaben für ein Projektcontrolling
• Datenanalyse, Datenbereinigung, Datenflussprozesse
• Vereinheitlichung und Optimierung von Arbeitsabläufen
• Überwachung bei der Ausführung von Bauplanungsunterlagen zur Kosteneinhaltung und –entwicklung
• Auswertung der Vergabevorgänge (Freihändige Vergaben)
• zentrale Überwachung der Bürgschaften bei Baumaßnahmen

Dieses Aufgabengebiet ist von den ausführenden Bereichen der Bauabteilung unabhängig und hat als Schwerpunkt den Beginn und das Ende einer Baumaßnahme. Zusätzlich werden alle im Rahmen einer Baumaßnahme abgeschlossenen Verfahrensschritte dem Rechnungshof mitgeteilt.

• Prüfung von Planungsunterlagen: In der Planungsphase werden die erstellten Planungsunterlagen gemäß ABau geprüft und freigegeben.
• Abschlussarbeiten: Nach Beendigung der Baumaßnahme werden sämtliche Unterlagen unverzüglich von den ausführenden Bereichen übergeben und für die Prüfung durch den Rechnungshof von Berlin vorbereitet.
• Mitteilung über den Abschluss von Verfahrensschritten bei der Vorbereitung und Durchführung einer Baumaßnahme, an den Rechnungshof von Berlin gemäß Abschnitt VI 150 der ABau.

Planungsunterlagen:                    siehe Abschnitt III der ABau [12]

Rechnungshofangelegenheiten:     siehe Abschnitt VI der ABau [13]

• Energiemanagement
• Aussagen über Energieverbräuche
• bauliche Unterhaltung der Gebäudeleittechnik

Schnittstelle zwischen der Abteilung IV  und der ZECM

• Projektleitung CAFM-Entwicklung
• Koordination der IT-Prozesse der Abt. IV
• erstellen von IT-Konzepte
• Erstellen von Bedarfsanalysen
• Hard- und Software, Ersatz- und Neubeschaffung
• Hilfe Datenschutz und -sicherheitsfragen
• Hilfe bei Einrichtung von iPhone, iPad und anderen Smart-Portable
• Umzüge von Hardware und Zugriffrechten
• Betreuung von Fachanwendungen - Administration von AVA, HOAI, CAFM
• Datenbereitstellung bei ausscheidenden Kollegen*innen

Neue Mitarbeiter*innen benötigen in den meisten Fällen einen IT-Arbeitsplatz mit verschiedenen Programm-Möglichkeiten. Zur Einstellung wird dem/der neuen Mitarbeiter*in ein Provisionierungs-Formular von der Personalabteilung übergeben, so dass ein Zugang mit Name und Passwort eingerichtet werden kann. Danach benötigt der IT-Verantwortliche der Abteilung IV spezielle Angaben zu den Anforderungen an die IT für die/den neue/n Mitarbeiter*in. In diesem Formular [29]sind die Anforderungen aufgelistet und können vom jeweiligen Referats-Leiter*in ausgefüllt und dem IT-Verantwortlichen der Abteilung IV zugeschickt werden.

1. Was soll mit den Mails passieren? Welche werden aufgehoben und wie und wer soll Zugriff erhalten? Vorschlag: eine Teammailbox wird eingerichtet, relevante Mails werden dorthin kopiert und berechtigte Personen erhalten Zugriff auf diese Teammailbox.
2. Gibt es "Rollen", die der/die Mitarbeiter*in an jemanden über die Vertretungsverwaltung vererbt hat? Was soll in diesem Fall geschehen? Wer soll diese Rolle zukünftig erhalten?
3. Gibt es auf Laufwerk U: (dem persönlichen Laufwerk) arbeitsrelevante Dateien, die verschoben werden müssen, so dass berechtigte Personen zugreifen können? Gibt es im Web Portale (z.B. der Senatsverwaltung), die nach dem Ausscheiden von einer anderen Person bedient werden sollen? Wer, wie?
4. Gibt es arbeitsrelevante Dateien in der persönlichen tubcloud, die verschoben werden müssen?
5. Welche Hardware-Aussattung (z.B. Laptop oder Telearbeitsplatz) sind vorhanden und müssen zurück gegeben werden? Sind auf diesen Geräten relevante Daten, die gesichert werden müssen?