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TU Berlin

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Aufgaben

Das Referat IV E bietet umfassenden Service für die Abteilung IV zu den Aufgabengebieten:

 

 

Team

Referat IV E
Name, Vorname
Stellenz.
Telefon
Raum
Aufgabengebiet
Vonau, Rene
IV E (V)
23865
Referatsleiter
Mitarbeiter*innen
Name, Vorname
Stellenz.
Telefon
Raum
Aufgabengebiet

IV E 01
26794
H1518
Haushalt und Controlling, SAP-Rechnungs-Vorerfassung

IV E 02
26060
H1520
Controlling und Datenqualität

IV E 03
23003
H1519
Haushalt und Controlling , Bewirtschaftung, Sonderprogramme,SAP-Rechnungs-Vorerfassung

IV E 1
26275
H1078
Rechnungshof-Angelegenheiten, Prüfen von Planungsunterlagen

IV E 2
28450
H1516
Rechnungshof-Angelegenheiten, Prüfen von Planungs-unterlagen

IV E 3
H1517
Baufachlicher Grundsatz, Klärung juristischer Fragestellungen

IV E 4
25923
H1088
Informationstechnik und CAFM

IV E 41
22832
H1087
CAFM-Entwicklung

IV E 42
78867
H1087
CAFM-Entwicklung

IV E 5
22000
H1073
Energiemanagement

IV E 51
24977
H1074
Gebäudeautomation

Baufachlicher Grundsatz

  • Beratung der Mitarbeiter der Abteilung IV hinsichtlich juristischer Fragestellungen.
  • juristische Prüfung von Verträgen

Haushalt und Controlling

  • Haushaltsplanaufstellung für das gesamte Budget der Abt. IV
  • Durchführung der Haushaltswirtschaft für das gesamte Budget der Abt. IV
  • Abwicklung des gesamten Buchungsgeschäftes im CAFM der Abt. IV
  • inhaltliches Controlling des Buchungsgeschäfts
  • Berichtswesen
  • abteilungsweite Übersicht und Pflege der Ist-Kostenverrechnung (Kostenstellen, Kostenarten)
  • Aufbau eines inhaltlichen Baucontrollings gem. Nr. 2.4 Ergänzende Ausführungsvorschriften zu den AV § 24 LHO
  • Erarbeitung und Überprüfung von Vorgaben für ein Projektcontrolling
  • Datenanalyse, Datenbereinigung, Datenflussprozesse
  • Vereinheitlichung und Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Überwachung bei der Ausführung von Bauplanungsunterlagen zur Kosteneinhaltung und –entwicklung
  • Auswertung der Vergabevorgänge (Freihändige Vergaben)
  • zentrale Überwachung der Bürgschaften bei Baumaßnahmen

Prüfungsaufgaben

Dieses Aufgabengebiet ist von den ausführenden Bereichen der Bauabteilung unabhängig und hat als Schwerpunkt den Beginn und das Ende einer Baumaßnahme. Zusätzlich werden alle im Rahmen einer Baumaßnahme abgeschlossenen Verfahrensschritte dem Rechnungshof mitgeteilt.

  • Prüfung von Planungsunterlagen: In der Planungsphase werden die erstellten Planungsunterlagen gemäß ABau geprüft und freigegeben.
  • Abschlussarbeiten: Nach Beendigung der Baumaßnahme werden sämtliche Unterlagen unverzüglich von den ausführenden Bereichen übergeben und für die Prüfung durch den Rechnungshof von Berlin vorbereitet.
  • Mitteilung über den Abschluss von Verfahrensschritten bei der Vorbereitung und Durchführung einer Baumaßnahme, an den Rechnungshof von Berlin gemäß Abschnitt VI 150 der ABau.

Planungsunterlagen:                    siehe Abschnitt III der ABau

Rechnungshofangelegenheiten:     siehe Abschnitt VI der ABau

Energiemanagement und Gebäudeautomation

  • Energiemanagement
  • Aussagen über Energieverbräuche
  • bauliche Unterhaltung der Gebäudeleittechnik

Informationstechnik und CAFM

Schnittstelle zwischen der Abteilung IV  und der ZECM

  • Projektleitung CAFM-Entwicklung
  • Koordination der IT-Prozesse der Abt. IV
  • erstellen von IT-Konzepte
  • Erstellen von Bedarfsanalysen
  • Hard- und Software, Ersatz- und Neubeschaffung
  • Hilfe Datenschutz und -sicherheitsfragen
  • Hilfe bei Einrichtung von iPhone, iPad und anderen Smart-Portable
  • Umzüge von Hardware und Zugriffrechten
  • Betreuung von Fachanwendungen - Administration von AVA, HOAI, CAFM
  • Datenbereitstellung bei ausscheidenden Kollegen*innen
E-Vergabe
Fehlermeldung: Zertificate failed
Lösung: Jave Einstellungen ändern.
PDF wird geöffnet und bearbeitet, kann aber nicht wieder gespeichert werden.
Einstellungen in Acrobat ändern
FireFox meldet sinngemäß, dass das Ausfüllen von Formularen nicht unterstützt wird.
Anleitung für das Ausfüllen von PDF-Datein in FireFox
Die Eignungsprüfung durch den Sachbearbeiter: Problemlösung für das Erreichen des Menüpunktes und das Ausdrucken des LVs.
Anleitung
Zertifikat für die Eröffnung oder für AVA Sign einbinden oder ändern.
Anleitung
Entschlüsseln von Angeboten mit AVA-Sign
Anleitung
"Freigabe / Firmenliste /Freigabe aufheben" ist nicht aktivierbar
Anleitung
Bei öffentlicher Ausschreibung steht ein Bieter zweimal in der Firmenliste. Als Folge kann der Bieter die Unterlagen nicht laden.
Anleitung
Mail
Gelöschte E-Mails wiederherstellen.
Anleitung
Wenn Outlook sehr langsam startet, könnte es an den Proxy-Einstellungen liegen. Wie Sie die Proxy-Einstellungen kontrollieren können, sehen Sie in der Anleitung.
Proxy-Einstellungen von Outlook kontrollieren.
Derzeit beträgt die maximale Postfachgröße 5 GB. Wenn Sie in die Nähe dieser Größe kommen, schickt Ihnen der Mailserver automatisch einen Hinweis. Sie können Mails als PDF speichern, oder die Vergrößerung Ihres Postfaches beantragen.
Mails als PDF speichern: rechte Maustaste auf eine Mail und "In Foxit PDF umwandeln" wählen.
Drucker
Den Standard von "2-seitig" auf "1-seitig" umstellen.
Anleitung
Einen speziellen Drucker einrichten.
Anleitung
Sicheres Drucken einrichten.
Anleitung
Dokumente scannen und als PDF via E-Mail ins Postfach senden.
Anleitung
Windows
Die häufigsten Tastenkombinationen
Anleitung

IT Hinweis für neue Mitarbeiter Onboarding

Neue Mitarbeiter*innen benötigen in den meisten Fällen einen IT-Arbeitsplatz mit verschiedenen Programm-Möglichkeiten. Zur Einstellung wird dem/der neuen Mitarbeiter*in ein Provisionierungs-Formular von der Personalabteilung übergeben, so dass ein Zugang mit Name und Passwort eingerichtet werden kann. Danach benötigt der IT-Verantwortliche der Abteilung IV spezielle Angaben zu den Anforderungen an die IT für die/den neue/n Mitarbeiter*in. In diesem Formular sind die Anforderungen aufgelistet und können vom jeweiligen Referats-Leiter*in ausgefüllt und dem IT-Verantwortlichen der Abteilung IV zugeschickt werden.

IT Hinweis beim Offbording von Mitarbeitern

  1. Was soll mit den Mails passieren? Welche werden aufgehoben und wie und wer soll Zugriff erhalten? Vorschlag: eine Teammailbox wird eingerichtet, relevante Mails werden dorthin kopiert und berechtigte Personen erhalten Zugriff auf diese Teammailbox.
  2. Gibt es "Rollen", die der/die Mitarbeiter*in an jemanden über die Vertretungsverwaltung vererbt hat? Was soll in diesem Fall geschehen? Wer soll diese Rolle zukünftig erhalten?
  3. Gibt es auf Laufwerk U: (dem persönlichen Laufwerk) arbeitsrelevante Dateien, die verschoben werden müssen, so dass berechtigte Personen zugreifen können? Gibt es im Web Portale (z.B. der Senatsverwaltung), die nach dem Ausscheiden von einer anderen Person bedient werden sollen? Wer, wie?
  4. Gibt es arbeitsrelevante Dateien in der persönlichen tubcloud, die verschoben werden müssen?
  5. Welche Hardware-Aussattung (z.B. Laptop oder Telearbeitsplatz) sind vorhanden und müssen zurück gegeben werden? Sind auf diesen Geräten relevante Daten, die gesichert werden müssen?

Zusatzinformationen / Extras

Quick Access:

Schnellnavigation zur Seite über Nummerneingabe

Auxiliary Functions

SAP-Buchungen für die Abt. IV